POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Política de protección y tratamiento de datos personales

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de HOBE LATAM SAS busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas al habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia. En esos términos, la presente política regula el tratamiento de los datos personales de: clientes, contratistas, contratantes, trabajadores y proveedores de HOBE LATAM SAS persona jurídica identificada con NIT 901.882.880-7 constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá.

HOBE LATAM SAS está comprometida con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas, (en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Datos Personales) a los cuales HOBE LATAM SAS tenga acceso en el desarrollo de actividades mercantiles. En esos términos, cualquier dato personal a la que tenga acceso HOBE LATAM SAS de forma gratuita u onerosa, a través de cualquier transferencia o transmisión, se regulará por medio de las presentes disposiciones.

HOBE LATAM SAS podrá tener acceso a través de los diferentes canales de comunicación, físicos o digitales, en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de educación (nivel de educación, instituciones, grado de estudio, fecha en las que realizó el proceso educativo), de preferencia de consumo, de visitas y de comportamiento e internet, información financiera, bursátil, de calificación de riesgo, así como referencias personales o comerciales de la persona natural o jurídica y otros datos relevantes para la operación mercantil o que pueda ser considerada como pública, privada, semiprivada o sensible.

En este sentido, HOBE LATAM SAS podrá obtener la información que se detalla en el presente documento por medios digitales o físicos de forma directa por parte de los titulares o a través del uso de sus servicios pertenecientes a la sociedad, previa autorización expresa por parte del titular. Cualquier interacción que tengan los titulares donde HOBE LATAM SAS solicite información privada, semiprivada o sensible, el titular de manera previa expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. El manejo, recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados se efectuará de conformidad con las disposiciones relativas a la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, con la presente política de protección y tratamiento de datos personales, el aviso de privacidad y los manuales internos del tratamiento de datos personales que estarán desarrollados conforme el presente documento.

I. DEFINICIONES

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, otorgado a la empresa que inicie dicho proceso.

Aviso de Privacidad: Es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento, que tiene a su disposición el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. Este documento comunica a los Titulares la existencia de las políticas de tratamiento de información que aplica el responsable, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Clientes: Se entenderán como clientes aquellas personas naturales que han accedido a un crédito otorgado por HOBE LATAM SAS mediante la celebración de un contrato de mutuo.

Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titula.

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio HOBE LATAM SAS solicitará a través de su plataforma datos semiprivados a los clientes.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular de la Información o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. HOBE LATAM SAS solicitará a través de su plataforma datos sensibles a los clientes.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Para el efecto, el Encargado del Tratamiento de la Información será HOBE LATAM SAS

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el efecto, el responsable del Tratamiento de la Información será HOBE LATAM SAS

Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data.

Transmisión: Implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

II. INFORMACIÓN SOBRE HOBE LATAM SAS

HOBE LATAM SAS, persona jurídica identificada con NIT 901.882.880-7, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la CL 110 NO. 9 – 25 de la ciudad de Bogotá, es una plataforma fintech que ofrece soluciones financieras innovadoras y accesibles a través de su tecnología avanzada. HOBE se especializa en la concesión de créditos y microcréditos, diseñados para satisfacer las necesidades de personas naturales que buscan financiar proyectos personales o necesidades de libre inversión.

A través de su plataforma tecnológica, HOBE LATAM SAS, facilita el acceso a recursos financieros de manera ágil, segura y eficiente, permitiendo a los clientes realizar todo el proceso de solicitud y aprobación de crédito en línea, desde la comodidad de su hogar. Los créditos otorgados por HOBE LATAM SAS, están enfocados en proporcionar flexibilidad a sus clientes, ofreciendo opciones de financiación con condiciones adaptables a las capacidades y circunstancias particulares de cada solicitante.

Nuestro objetivo es empoderar financieramente a los clientes, promoviendo la inclusión financiera mediante el uso de herramientas digitales que simplifican los procedimientos tradicionales y ofrecen una experiencia accesible y rápida.

III. ¿CÓMO OBTENEMOS LOS DATOS PERSONALES?

HOBE LATAM SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para su tratamiento. En su condición de responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Para el tratamiento de datos, HOBE LATAM SAS adoptará mecanismos para la recolección de la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos. Estos mecanismos podrán ser implementados a través de medios técnicos que faciliten al Titular dar su autorización de forma automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste de alguna de las siguientes maneras:

Por escrito
De forma oral
Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización.

HOBE LATAM SAS, obtendrá la autorización para el tratamiento de datos personales de manera directa del titular de los datos. Esto puede realizarse por medios digitales, como formularios en línea, o medios físicos, como formularios impresos. La recopilación de datos puede ocurrir a través del uso de los servicios ofrecidos por HOBE LATAM SAS, siempre y cuando se haya obtenido la autorización expresa del usuario de la plataforma.

HOBE LATAM SAS garantiza que todos los mecanismos utilizados para la obtención de la autorización del titular cumplirán con los estándares legales y técnicos necesarios para proteger la privacidad y la integridad de los datos personales. Además, se asegurará de que el titular esté plenamente informado sobre el uso y tratamiento de sus datos, brindándole la opción de revocar su autorización en cualquier momento, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la ley.

La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales tanto de las personas como de los clientes, usuarios o cualquier persona. En consecuencia, los clientes, usuarios, proveedores, personal, o titular, independientemente de su naturaleza, que cuente con un vínculo contractual con HOBE LATAM SAS aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales cuando proporcionen sus datos personales a HOBE LATAM SAS, mediante la aceptación de forma electrónica y en general a través de cualquier medio de comunicación, y no indiquen lo contrario expresamente y por escrito.

Los titulares declaran haber sido informados y otorgan su consentimiento a HOBE LATAM SAS en su calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, para que gestione sus datos conforme a las finalidades descritas, mas adelante, en el presente documento. Esto incluye, entre otras, la consulta y el reporte de información ante centrales de riesgo crediticio, con el fin de evaluar solicitudes de crédito y procesar demás datos financieros pertinentes.

IV. SOBRE LOS DATOS RECOLECTADOS.

A. NATURALEZA DE LOS DATOS RECOLECTADOS:

HOBE LATAM SAS podrá obtener los siguientes datos:

Datos semiprivados: HOBE LATAM SAS recolectará y tratará datos semiprivados con el fin de cumplir adecuadamente con las actividades comerciales y servicios ofrecidos. Los datos semiprivados no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y su conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino también a cierto sector, grupo de personas o a la sociedad en general. Algunos ejemplos de datos semiprivados incluyen información financiera y crediticia, actividad comercial o de servicios, entre otros.

a. Razones por las que HOBE LATAM SAS . solicita datos semiprivados:

i. HOBE LATAM SAS solicita datos semiprivados como información financiera y crediticia para realizar estudios de crédito, análisis de riesgos y verificar la capacidad y comportamiento crediticio de sus clientes. Esto es crucial para la toma de decisiones informadas respecto a la concesión de créditos, recuperación de cartera, cobros y/o otros servicios financieros.

ii. La recolección de datos semiprivados permite a HOBE LATAM SAS cumplir con las obligaciones contractuales establecidas con sus clientes, proveedores y socios comerciales, garantizando así una correcta ejecución de los servicios contratados.

iii. Los datos semiprivados ayudan a asegurar la efectividad y seguridad de las transacciones realizadas con HOBE LATAM SAS., permitiendo la verificación de identidad, información y la prevención de fraudes.

iv. Al recolectar y analizar datos semiprivados, HOBE LATAM SAS puede realizar estudios internos sobre el cumplimiento de relaciones comerciales y estudios de mercado, lo que contribuye a mejorar los servicios ofrecidos y adaptarlos mejor a las necesidades de los clientes.

v. La recolección de datos semiprivados permite a HOBE LATAM SAS cumplir con normativas legales y regulatorias, incluyendo aquellas relacionadas con la prevención de lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo.

vi. Mantener y actualizar bases de datos con información semiprivada permite generar estadísticas que facilitan la toma de decisiones estratégicas y operativas dentro de la organización.

Datos sensibles: Entendidos como que afectan la intimidad del titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos, entre otros.

En cumplimiento del Decreto 1377 de 2013, HOBE LATAM SAS. informa a los titulares de los datos que:

a. Voluntariedad en el Suministro de Datos Sensibles: Ninguna actividad o servicio desarrollado por HOBE LATAM SAS estará condicionado a que el titular de los datos, suministren datos personales sensibles. Sin embargo, es importante destacar que el análisis derivado de estos datos puede verse afectado por la falta de dicha información.

b. No Obligación de Autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles: Se informa a el titular que, tratándose de datos sensibles, no están obligados a autorizar su tratamiento. La decisión de proporcionar estos datos es completamente voluntaria.

c. Datos sensibles sujetos a Tratamiento: HOBE LATAM SAS tratará los siguientes datos sensibles:

i. Datos biométricos, como huella digital, imagen, voz y firma, siempre que estos sean requeridos para la prestación de servicios.

ii. Datos de georreferenciación y/o geolocalización.

d. Finalidad del Tratamiento de Datos Sensibles: El tratamiento de datos personales sensibles se realizará estrictamente de acuerdo con las finalidades consignadas en la política de tratamiento de datos y con la autorización otorgada por los titulares.

HOBE LATAM SAS garantiza que todos los datos sensibles serán tratados con el más alto nivel de confidencialidad y seguridad, respetando siempre la voluntad y los derechos de los titulares. HOBE LATAM SAS se compromete a informar de manera clara y transparente sobre el uso de estos datos y a proporcionar los mecanismos necesarios para que los usuarios puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos personales sensibles.

B. DATOS RECOLECTADOS:

HOBE LATAM SAS en desarrollo de sus actividades comerciales, que se encuentran descritos y almacenados en sus Términos y Condiciones, les solicita a sus clientes, usuarios, proveedores o terceros asociados, diferentes datos personales necesarios para efectos de poder realizar en forma adecuada y por medios electrónicos los flujos de verificación contratados.

Para el efecto, HOBE LATAM SAS podrá solicitar y tratar los siguientes datos de acuerdo con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, sin que la siguiente sea una lista taxativa:

1. 1. Nombre completo.

1. 1. Fecha y lugar de nacimiento

1. 1. Número de documento de identidad

1. 1. Copia de documento de identidad

1. 1. Número telefónico

1. 1. Correo electrónico

1. 1. Dirección de domicilio

1. 1. Dirección de lugar de trabajo o prestación de servicios

1. 1. Información financiera, bancaria y/o crediticia

1. 1. Número de Identificación Tributaria

1. 1. Registro Único Tributario

1. 1. Certificado de cuentas bancarias de la persona natural o jurídica

1. 1. Referencias comerciales, personales o académicas

1. 1. Imágenes, fotografías u otros elementos gráficos

1. 1. Información sobre su puntuación crediticia en las centrales de riesgo

1. 1. Datos sobre el comportamiento de pagos y obligaciones financieras

1. 1. Historial crediticio y financiero

1. 1. Información sobre productos financieros adquiridos

1. 1. Información de centrales de riesgo para la evaluación de créditos y otros datos financieros

1. 1. Información laboral

1. 1. Estado civil

1. 1. Bienes y propiedades

1. 1. Gravámenes reales

1. 1. Información sobre deudas pendientes

1. 1. Historial de litigios o pleitos pendientes

1. 1. Información sobre ingresos adicionales (rentas, inversiones, etc.)

1. 1. Historial de cumplimiento fiscal (obligaciones fiscales y posibles sanciones)

1. 1. Datos de identificación (como la dirección IP y otros datos técnicos de acceso a la plataforma)

1. 1. Información sobre transacciones realizadas en la plataforma.

1. 1. Preferencias y comportamientos de uso de la plataforma.

1. 1. Información biométrica (cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa)

1. 1. Datos de geolocalización (cuando sea relevante para la prestación de servicios)

1. 1. Historial de compras y servicios adquiridos.

1. 1. Datos anonimizados para análisis de datos y creación de modelos estadísticos.

1. 1. Información desagregada para investigaciones científicas y estudios de mercado.

1. 1. Información de su composición familiar y datos de su núcleo familiar.

1. 1. Información de localización geográfica.

HOBE LATAM SAS podrá solicitar, en general, cualquier información que sea necesaria para la realización de los servicios que han sido adquiridos. HOBE LATAM SAS no recolectará información que no sea necesaria para la prestación de sus servicios y será almacenada bajo estándares internacionales de seguridad informática. En todo caso, HOBE LATAM SAS también podrá recolectar y almacenar información que sea suministrada por terceras personas y/o fuentes de información, siempre y cuando los titulares de esta información hayan aceptado de forma previa y expresa una Política de Protección y Tratamiento de Datos que cumpla con el lleno de los requisitos legales.

V. APLICACIÓN, TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos se refiere y se aplica con carácter general a los:

1. 1. Clientes;

1. 1. Proveedores

1. 1. Socios comerciales;

1. 1. Comercios afiliados;

1. 1. Empleados;

1. 1. Colaboradores;

1. 1. Contratantes;

1. 1. Cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la HOBE LATAM SAS

¿Qué es el principio de finalidad?: El principio de finalidad en el tratamiento de datos personales establece que los datos deben ser recolectados con un propósito específico, explícito y legítimo, y no deben ser procesados de manera incompatible con esos fines. Esto significa que la información personal solo debe ser utilizada para los objetivos definidos al momento de la recolección y no para otros fines sin el consentimiento del titular de los datos.

¿Qué es el tratamiento de datos?: Es cualquier operación sobre los datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o suspensión que se encuentren registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales

A. FINALIDADES RESPECTO AL TIPO DE TITULAR:

Respecto a los CLIENTES DE HOBE LATAM SAS: Se realizará el Tratamiento de Datos para las siguientes finalidades:

1. 1. Análisis de la situación financiera del deudor para ofrecer planes de pago, reestructuraciones de deuda, o descuentos, siempre con autorización del cliente.

1. 1. Estudio del historial de pagos de los deudores para identificar patrones, comportamiento de riesgo, y establecer estrategias de recuperación.

1. 1. Seguimiento de indicadores clave, como la tasa de recuperación de cartera, días de mora promedio, y monto recuperado, para optimizar los procesos de cobranza.

1. 1. Segmentación de la cartera de los clientes en categorías (cartera vencida, en mora, judicializada) para priorizar las acciones de cobranza.

1. 1. Creación de reportes detallados sobre el estado de la cartera, tendencias de pago, y proyecciones de recuperación para apoyar a los clientes en su toma de decisiones estratégicas.

1. 1. Recomendación de tácticas y estrategias específicas basadas en el análisis de los datos de la cartera, con el objetivo de maximizar la recuperación de activos.

1. 1. Verificación y procesamiento de datos para asegurar que todas las actividades de cobranza.

1. 1. Uso de los datos para llevar a cabo las obligaciones contractuales asumidas con los clientes, tales como la presentación de reportes periódicos y la implementación de procesos de cobranza acordados.

1. 1. Uso de los datos para responder a solicitudes de información de los clientes sobre el estado de su cartera, incluyendo preguntas sobre procesos específicos de cobranza.

1. 1. Procesamiento de datos para investigar, resolver, y documentar reclamaciones presentadas por los clientes o sus deudores, asegurando la transparencia y trazabilidad de las gestiones realizadas.

1. 1. Utilización de herramientas de análisis para detectar patrones sospechosos en el comportamiento de pago de los deudores, identificando posibles fraudes o conductas ilícitas.

1. 1. Uso de los datos para corroborar la identidad de los deudores y la validez de la documentación presentada durante los procesos de cobro.

1. 1. Análisis de los resultados de las acciones de cobro para identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias según sea necesario.

1. 1. Utilización de datos históricos para desarrollar e implementar nuevas técnicas de cobranza más eficientes y adaptadas a las necesidades de los clientes.

1. 1. Verificación del cumplimiento de las políticas internas de la empresa en relación con el manejo y procesamiento de datos de los clientes.

1. 1. Uso de los datos para realizar auditorías que aseguren la integridad de los procesos de cobranza y la correcta utilización de los datos proporcionados por los clientes.

1. 1. Preparación de la documentación necesaria para iniciar, continuar, o defender procesos judiciales relacionados con la recuperación de cartera, utilizando los datos proporcionados por los clientes.

1. 1. Utilización de los datos para interponer demandas, embargos, u otras acciones legales en contra de los deudores morosos, siempre bajo las directrices de los clientes.

Respecto al PERSONAL HUMANO, se realizará el Tratamiento de Datos para las siguientes finalidades:

1. 1. Gestión de la relación contractual con los empleados, incluyendo comunicación interna, manejo de beneficios, y administración de recursos humanos.

1. 1. Uso de los datos para mantener informados a los colaboradores sobre políticas internas, eventos, cambios organizacionales, y cualquier información relevante para la relación laboral.

1. 1. Tratamiento de los datos para la liquidación y pago de salarios, beneficios, bonificaciones, y otras compensaciones económicas a los empleados.
  2. Gestión de deducciones como retención en la fuente, aportes a seguridad social, y otros descuentos autorizados por la ley o por el trabajador.
  3. Recolección y análisis de datos de candidatos potenciales para cubrir vacantes dentro de la empresa, asegurando la adecuación al perfil requerido.
  4. Sostenimiento de un banco de hojas de vida y perfiles de candidatos para futuros procesos de selección.
  5. Uso de datos para evaluar las competencias, habilidades, y experiencia de los candidatos durante los procesos de selección.
  6. Tratamiento de datos para confirmar la veracidad de la información proporcionada por los candidatos, incluyendo referencias laborales y antecedentes judiciales.

1. 1. Implementación y gestión de programas de bienestar, salud ocupacional, y actividades recreativas o de formación para los colaboradores.

1. 1. Comunicación sobre productos, servicios, y beneficios ofrecidos por HOBE LATAM SAS, sus aliados, o terceros que puedan ser de interés para los empleados.

1. 1. Registro y verificación de la entrada y salida de colaboradores en las sedes físicas de HOBE LATAM SAS, así como el acceso a sistemas y servicios virtuales

1. 1. Uso de datos para garantizar la seguridad de las instalaciones y recursos de la empresa, incluyendo monitoreo por cámaras de seguridad y registro de actividades en sistemas informáticos.

1. 1. Gestión y documentación de la remuneración de los empleados conforme a la normativa laboral vigente.

1. 1. Cálculo y pago de prestaciones sociales, incluyendo cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios, y subsidios legales.

1. 1. Planificación, autorización, y liquidación de periodos vacacionales de los colaboradores.

1. 1. Gestión de pagos compensatorios en casos de terminación de contrato, accidentes laborales, u otras situaciones previstas por la ley.

1. 1. Aplicación y reporte de las retenciones fiscales correspondientes a los ingresos de los empleados.

1. 1. Registro, autorización, y pago de horas extras trabajadas por los empleados.

1. 1. Uso de los datos para la realización de auditorías internas o externas, garantizando la transparencia y el cumplimiento normativo.

1. 1. Reporte de información a entidades gubernamentales que tengan competencia para conocer de los datos personales de los colaboradores, como la DIAN, el Ministerio de Trabajo, entre otros.

1. 1. Mantenimiento y actualización de registros de los empleados, incluyendo información relevante para trámites legales, administrativos, y de seguridad social.

1. 1. Uso de los datos para cumplir con requisitos legales de reporte y gestión de información relacionada con la nómina y el bienestar laboral.

1. 1. Tratamiento de datos para llevar a cabo las funciones contables, fiscales, económicas y administrativas relacionadas con la gestión del recurso humano en la empresa.

1. 1. Uso de datos para la defensa de los intereses de la empresa en litigios laborales o procedimientos administrativos.

1. 1. Uso de los datos para la organización de programas de formación y desarrollo profesional de los colaboradores.

Respecto a los Proveedores y Aliados: Se realizará el Tratamiento de Datos para las siguientes finalidades:

1. 1. Uso de datos para la negociación, redacción, y firma de contratos.

1. 1. Gestión de la relación diaria con los proveedores y aliados, incluyendo la comunicación sobre órdenes de compra, solicitudes de servicio, y cumplimiento de entregas.

1. 1. Análisis de la calidad, cumplimiento, y desempeño de los proveedores y aliados para garantizar el cumplimiento de los estándares de HOBE LATAM SAS.

1. 1. Recolección y almacenamiento de datos de proveedores y aliados potenciales para futuras contrataciones o alianzas.

1. 1. Uso de datos para realizar pagos a proveedores y aliados conforme a los términos contractuales, incluyendo el registro y autorización de facturas.

1. 1. Aplicación de retenciones fiscales y otros descuentos según la normativa vigente y las condiciones acordadas con el proveedor.

1. 1. Tratamiento de datos para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables a las relaciones comerciales con proveedores y aliados, como las relativas a la facturación electrónica y el reporte a entidades gubernamentales.

1. 1. Uso de datos para la realización de auditorías que verifiquen el cumplimiento de las obligaciones contractuales y normativas por parte de los proveedores y aliados.

1. 1. Registro y verificación del acceso de personal de proveedores y aliados a las instalaciones físicas o sistemas virtuales de HOBE LATAM SAS, garantizando la seguridad de la información y recursos de la empresa.

1. 1. Uso de datos para la implementación de medidas de seguridad, incluyendo el monitoreo de actividades realizadas por proveedores y aliados dentro de las instalaciones de HOBE LATAM SAS.

1. 1. Desarrollo de estrategias para mantener relaciones comerciales duraderas, utilizando datos para la planificación de futuras colaboraciones y la mejora de las condiciones comerciales.

1. 1. Envío de información sobre nuevas oportunidades de negocio, alianzas estratégicas, y otros aspectos relevantes que puedan interesar a los proveedores y aliados.

1. 1. Tratamiento de datos para gestionar y resolver reclamos presentados por proveedores y aliados, asegurando una respuesta adecuada y oportuna.

1. 1. Uso de datos en la resolución de disputas contractuales, incluyendo negociaciones, mediaciones, o procedimientos legales si es necesario.

1. 1. Uso de datos para optimizar los procesos de adquisición y logística, mejorando la eficiencia de la cadena de suministro y la relación con los proveedores.

1. 1. Tratamiento de datos para la planificación y gestión de inventarios relacionados con los productos y servicios adquiridos de proveedores.

Esta Política se aplicará a todo el territorio de la República de Colombia por parte de HOBE LATAM SAS, a todos los titulares, que independientemente de su naturaleza, se encuentre relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la sociedad es Responsable. Asimismo, se aplicará a terceras personas naturales o jurídicas, con quienes la sociedad suscriba o celebre cualquier relación contractual, con el fin de que las personas conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la sociedad.

VI. CALIDAD Y TRANSPARENCIA EN EL MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES

En HOBE LATAM SAS nos comprometemos a dar un tratamiento veraz, completo, comprobable, transparente, seguro y confidencial a toda la información que nos proporcione. Está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error. En cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables, garantizamos que la información suministrada será administrada bajo los principios de calidad y transparencia. Los datos financieros y crediticios serán tratados con especial cuidado para asegurar su exactitud y actualización continua.

VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

HOBE LATAM SAS ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y a su alcance para garantizar la confidencialidad y prevenir la adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos que han sido recolectados y serán objeto de tratamiento. Estas medidas incluyen, pero no se limitan a:

1. 1. Cifrado de datos: Uso de tecnologías de cifrado para proteger los datos personales durante la transmisión y almacenamiento.

1. 1. Control de acceso: Implementación de controles estrictos de acceso a los sistemas de información para asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos personales.

1. 1. Monitoreo y auditoría: Realización de monitoreos y auditorías periódicas para detectar y responder a posibles incidentes de seguridad.

1. 1. Capacitación: Programas continuos de capacitación para el personal sobre la importancia de la protección de datos y las prácticas adecuadas para su manejo.
  2. Protocolos de respuesta a incidentes: Procedimientos definidos para responder de manera efectiva a cualquier incidente de seguridad que pueda comprometer la integridad, disponibilidad o confidencialidad de los datos personales.

1. 1. Evaluaciones de riesgo: Evaluaciones regulares de riesgos de seguridad y privacidad para identificar y mitigar posibles vulnerabilidades.

1. 1. Anonimizar los datos antes de realizar análisis y venta, garantizando que los datos personales no puedan ser identificados ni asociados con ningún individuo específico.

VIII. DERECHOS DEL TITULAR

HOBE LATAM SAS está comprometido con proteger la privacidad de los titulares y garantizar sus derechos al habeas data, permitiéndoles conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren. Por ello, informamos que los titulares, de acuerdo con la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cuentan con los siguientes derechos

1. 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

1. 1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento;

1. 1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

1. 1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

1. 1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

1. 1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. PROCEDIMIENTOS

Con el fin de que el titular pueda acceder a su información personal y ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren, a continuación, se presentan los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de su información personal:

A. CONSULTA DE INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 16 de la Ley 1266 de 2008, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. HOBE LATAM SAS cuenta con mecanismos adecuados para que los titulares de la información ejerzan su derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

1. 1. Procedimiento: La petición o consulta de información se formulará verbalmente, por escrito, o por cualquier canal de comunicación, siempre y cuando se mantenga evidencia de la consulta por medios técnicos. Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

B. RECLAMOS:

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 16 de la Ley 1266 de 2008, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las leyes mencionadas, podrán presentar un reclamo ante HOBE LATAM SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Procedimiento: El reclamo lo deberá presentar el titular o su representante, en el formato que propone HOBE LATAM SAS incluyendo la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene HOBE LATAM SAS, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Contacto para consultas y reclamos: notificaciones@hobelatam.com

Correo electrónico: notificaciones@hobelatam.com

C. SUPRESIÓN DE DATO:

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a HOBE LATAM SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 o la Ley 1266 de 2008; hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; o se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Procedimiento: La solicitud de supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HOBE LATAM SAS

HOBE LATAM SAS podrá negar el ejercicio de este derecho cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas; o los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

D. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, HOBE LATAM SAS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento.

Modalidades de Revocación:

a. Revocación Total: Cuando el titular desee que HOBE LATAM SAS deje de tratar por completo los datos personales.

b. Revocación Parcial: Cuando el titular desee revocar el consentimiento para ciertos tipos de tratamiento específicos, como fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamiento.

2. Procedimiento:

El titular debe indicar en su solicitud si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En caso de ser parcial, debe especificar con qué tratamiento no está conforme.

E. ¿CÓMO TITULAR DE DATOS ME PUEDO OPONER AL TRATAMIENTO DE ALGUNAS FINALIDADES?

En HOBE LATAM SAS, nos comprometemos a respetar tu derecho a decidir sobre el tratamiento de tus datos personales. Sin embargo, es importante que comprendas que algunos datos son fundamentales para cumplir con nuestras obligaciones legales y garantizar la prestación adecuada de nuestros servicios

Como titular de datos, tienes el derecho de solicitar en cualquier momento la eliminación de tus datos personales a HOBE LATAM SAS bajo las siguientes circunstancias:

1. 1. Cuando consideres que tus datos no están siendo tratados de acuerdo con los principios, deberes y obligaciones establecidos en la normativa vigente.

1. 1. Cuando tus datos ya no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recopilados.

1. 1. Cuando haya transcurrido un período razonable desde la obtención de tus datos y se hayan cumplido los fines originales de su recolección.

En ese orden de ideas, la eliminación implica la supresión total o parcial de tus datos personales de nuestros registros, archivos, bases de datos o cualquier otro tratamiento realizado por HOBE LATAM SAS, conforme a tu solicitud expresa.

Ahora bien, es importante destacar que el derecho de supresión no es absoluto debido a ciertas situaciones en las cuales HOBE LATAM SAS puede necesitar conservar tus datos, tales como:

1. 1. Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que nos obliguen a mantener tus datos en nuestra base

1. 1. Necesidad de los datos para la defensa de reclamaciones legales o para la ejecución de actuaciones judiciales o administrativas.

1. 1. Protección de nuestros intereses legítimos o de terceros, así como para el interés público o la seguridad nacional.

Como titular de datos y cliente de HOBE LATAM SAS, tienes el derecho de oponerte a recibir mensajes, llamadas o correos electrónicos con fines publicitarios, de marketing o de prospección comercial. En cualquier momento, puedes solicitar a HOBE LATAM SAS, la eliminación de tu información personal con el fin de cesar inmediatamente el envío de dichas comunicaciones.

F. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIÓN DE DATOS:

Los titulares aceptan y entienden que algunos de los datos personales proporcionados al momento de ingresar a los servicios serán transferidos a nuestros proveedores, empresas afiliadas, asociadas o vinculadas, para procesar y completar los servicios contratados. Igualmente, HOBE LATAM SAS recibe datos personales desde sus vinculadas, asociadas o proveedores. Siempre la finalidad del tratamiento es igual, análoga o compatible con aquella para la cual se recabaron los datos personales inicialmente y para dar cumplimiento a nuestras obligaciones con los clientes en la prestación de servicios de democratización de los servicios financieros.

G. CASOS EN QUE SE PUEDE REVELAR INFORMACIÓN PERSONAL:

1. 1. Ante peticiones de autoridades estatales, donde sea necesaria o apropiada para investigar hechos ilícitos o fraudulentos.

1. 1. Para establecer o defender los derechos de HOBE LATAM SAS ante fraudes, demandas legales o en cumplimiento de ley.

1. 1. Para el cumplimiento de los requerimientos emitidos por parte de Superintendencia de Industria y Comercio.
  2. Como consecuencia de contratos de transmisión o transferencia de datos; para lo cual el Titular autoriza su transmisión o transferencia a terceras personas que se consideren como aliados comerciales, contratantes, contratistas o proveedores estratégicos.

1. 1. Para verificar la información por medios digitales, electrónicos o físicos que ha sido suministrada por parte del Titular con terceras personas que tengan la capacidad de su respectiva verificación.

1. 1. Con la finalidad de analizar la viabilidad financiera para el acceso de los servicios prestados por HOBE LATAM SAS

1. 1. Como consecuencia de una solicitud efectuada por cualquier autoridad del Estado a nivel nacional, departamental, municipal o distrital.

1. 1. Si HOBE LATAM SAS juzga necesario investigar o actuar ante reportes de fraudes o ilícitos en este sitio.

X. POLÍTICA DE REPORTE DE INFORMACIÓN NEGATIVA SOBRE INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE LOS TITULARES

En virtud de lo señalado en la Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones, HOBE LATAM SAS realiza el reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de cualquier naturaleza, previa comunicación al titular de la información. Este proceso tiene como objetivo permitir al titular demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad.

A. EL PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN NEGATIVA ES EL SIGUIENTE:

a. Comunicación Previa al Titular: HOBE LATAM SAS, envía una comunicación al titular de la información en la última dirección de domicilio registrada en los archivos de la fuente de información. Esta comunicación tiene el propósito de informar al titular sobre el incumplimiento de la obligación y ofrecerle la oportunidad de demostrar el pago o controvertir la información.

2. Plazo de Espera para el Reporte:

a. El reporte de la información negativa se realiza una vez transcurridos veinte (20) días calendario, contados a partir de la fecha de envío de la comunicación al titular.

b. En el caso de obligaciones inferiores o iguales al 15% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente, se deben realizar dos comunicaciones en días diferentes, y debe mediar un plazo de veinte (20) días calendario entre la última comunicación y el reporte.

3. Manejo de Comunicaciones Previa al Reporte:

a. Si se detecta que la obligación o cuota ha sido extinguida, y no se ha realizado la comunicación previa al titular, HOBE LATAM SAS, procederá al retiro inmediato del reporte negativo.

b. En caso de que se genere el reporte sin haber cumplido con la comunicación previa y la obligación o cuota aún no haya sido extinguida, el reporte será retirado y se deberá cumplir con la comunicación previa antes de realizarlo nuevamente.

4. Actualización de Información:

a. Toda información negativa o desfavorable relacionada con calificaciones, récords (score), o cualquier tipo de medición financiera, comercial o crediticia, será actualizada simultáneamente con el retiro del dato negativo o con la cesación del hecho que generó la disminución de la medición.

5. Términos de Permanencia y Eliminación de Datos Negativos:

La información negativa relacionada con el incumplimiento de obligaciones se regirá por un término máximo de permanencia de cuatro (4) años, contados a partir de la fecha en que sean pagadas las cuotas vencidas o extinguida la obligación. En todo caso, los datos negativos caducarán una vez cumplido el término de ocho (8) años, contados a partir del momento en que entre en mora la obligación; cumplido este término, los datos deberán ser eliminados de las bases de datos de HOBE LATAM SAS.

XI. RESPONSABILIDAD

HOBE LATAM SAS será responsable únicamente por el manejo adecuado de los datos personales en su posesión, dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable en Colombia. Sin embargo, HOBE LATAM SAS no será responsable por la veracidad de los datos proporcionados por los clientes, usuarios, proveedores o cualquier otro titular de los mismos, ni por el uso que terceras personas puedan hacer de dichos datos fuera del control de HOBE LATAM SAS.

La responsabilidad de HOBE LATAM SAS se limita exclusivamente a sus propios actos y omisiones en el tratamiento de los datos personales bajo su control. Los clientes, usuarios, proveedores y titulares de los datos aceptan mantener indemne a HOBE LATAM SAS frente a cualquier reclamo o sanción que pueda derivarse del manejo, tratamiento o uso incorrecto de los datos por parte de terceros ajenos a su operación.

XII. CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES A ESTA POLÍTICA

HOBE LATAM SAS se reserva el derecho de modificar o cambiar esta política si es necesario o debido a cambios normativos. Los cambios entran en vigor en el momento que son publicados. Al usar este sitio y procesar reservaciones con HOBE LATAM SAS (por cualquier medio), acepta esta política de privacidad. Si tiene dudas sobre esta política, contáctenos describiendo su caso ampliamente y trataremos de resolverlo.

XIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigor el día de su publicación. La información suministrada por los usuarios será almacenada por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha de publicación de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales. Lo anterior para atender la normatividad aplicable en temas administrativos, contables, fiscales y jurídicos del Responsable y Encargado del tratamiento de la Información.